“Somos dueños de nuestra productividad en la misma medida en que somos dueños de nuestro tiempo y existen una serie de técnicas que pueden ayudarnos.” Marc Mancini.
A veces, especialmente cuando estamos apurados de tiempo, desearíamos que el tiempo fuese como chicle y lo pudiésemos estirar y encoger a nuestro antojo. En este resumen nos gustaría poderle proporcionar las herramientas que le permitieran hacer estas y muchas otras cosas más para administrar el tiempo; sin embargo, aún no conocemos el secreto. No obstante, en las líneas que siguen le proporcionamos algunos datos curioso, consejos, trucos, ideas, ejercicios y más para que aprenda a administrar su tiempo de forma tan efectiva que ya no necesite que el tiempo sea como chicle.
Domesticar el tiempo
Posiblemente nuestra generación es hasta el momento la más productiva de la historia, pues ninguna generación anterior ha tenido ocasión de manejar datos tan variados y complejos en tan grandes cantidades como lo hemos hecho nosotros.
Por otra parte, la tecnología también ha hecho posible la rápida transmisión de datos que necesitamos para nuestro trabajo, para administrar nuestras cuentas, comunicarnos con amigos y organizar la información que recibimos en grado creciente. Si en otro tiempo en las empresas había secretarias que se ocupaban de escribir cartas, contestar al teléfono, filtrar llamadas, recordar plazos de entrega y citas a sus jefes y, asimismo, ayudaban a ordenar las labores diarias según su prioridad, hoy en día todas esas tareas las pueden realizar los propios ejecutivos, por lo que las secretarias se han convertido en asistentes administrativos y ya no prestan sus servicios exclusivamente a una persona, sino que atienden a varias simultáneamente. Esta nueva dinámica ha hecho que el tiempo se redistribuya de forma que nuestras responsabilidades han aumentado de manera paralela al progreso tecnológico: los plazos de entrega se han acortado, la cantidad de trabajo ha aumentado y en la actualidad trabajamos más horas para poder controlar tanto el volumen creciente de información, como las nuevas responsabilidades. Una consecuencia de todo lo anterior es que más que nunca el tiempo es oro y su precio se mide en productividad. Somos dueños de nuestra productividad en la misma medida en que somos dueños de nuestro tiempo y existe una serie de técnicas que pueden contribuir a realizar el mejor uso tanto de nuestro tiempo de trabajo como de nuestro tiempo libre, reduciendo así el estrés que producen las restricciones temporales en la sociedad actual.
En Time Management, Mancini insiste en que no existe un estilo de administración del tiempo que se ajuste a todos los individuos por igual, sino que el estilo individual de cada persona debería dictar qué partes del libro le resultan útiles a cada cuál. Por tanto, antes de que podamos realizar los cambios de conducta y actitud que se requieren, necesitamos comprender nuestra relación psicológica con el tiempo.
Dentro del marco de la administración del tiempo, el entorno lo constituyen las principales personas, lugares y cosas que influyen en la manera que tienen los individuos de utilizar el tiempo. Algunos factores del entorno pueden estar fuera de nuestro control y sin embargo existen formas de vencer casi todos los obstáculos. Si usted es capaz de identificar cómo influye la conducta de otras personas en su capacidad de administrar el tiempo, conseguirá hallar la manera de cambiar dichas conductas o de moderar el impacto que éstas producen en su propia vida.
La mayor parte de las personas tiene poco o mal definido el uso que hace del tiempo. Aunque usted tenga claro cómo debe distribuir su tiempo, un inventario de cuánto tiempo pasa realizando varias actividades le podría sorprender. Un sencillo ejercicio de diagnóstico consiste en llevar un pequeño cuaderno de notas a todas partes y anotar en el mismo qué actividades ha realizado indicando cuanto tiempo le tomó realizarlas. Tal vez prefiera limitarse a controlar sus actividades profesionales; no obstante, el experimento resultará doblemente útil si también registra las actividades que ha llevado a cabo en su tiempo personal.
El paso siguiente es analizar las anotaciones y fijarse, dentro de las labores que realiza en su trabajo y en su tiempo libre, cuáles son las dos a las que más tiempo dedica y las dos a las que menos. Asimismo, evalúe con sinceridad a qué actividades debería dedicar más tiempo y a cuáles debería dedicar menos. Las conclusiones a las que llegue le ayudarán a identificar las áreas de su vida personal y profesional que más podrían beneficiarse de un cambio.
Algunos mitos sobre la gestión del tiempo
Algunas creencias están tan arraigadas que parecen ciertas cuando no lo son. Sin embargo, su repetición o el hecho de que se escriban las hace más creíbles. En el terreno de la administración del tiempo existen mitos irreductibles similares, en los que los individuos se refugian para evitar el compromiso de vivir de manera ordenada. A continuación examinaremos cuatro de los mitos más traicioneros que podrían cruzarse en nuestro camino.
El primero es que la administración del tiempo es otra forma de etiquetar la conducta obsesiva. Una obsesión puede definirse como una preocupación excesiva por algo. Cuando una obsesión desencadena acciones que con frecuencia son extrañas y no tienen sentido, decimos que existe un desorden compulsivo. Los desórdenes compulsivos se relacionan directamente con el uso del tiempo y, aunque algunos son relativamente inocuos, otros pueden resultar dañinos. Ejemplos de ello son obsesionarse por llegar al trabajo un minuto antes cambiando el recorrido habitual o trabajar siempre en los aviones o en el transporte público.
Una conducta obsesivo-compulsiva relacionada con el tiempo puede vencerse aplicando las cinco erres: racionalizar la conducta (es decir, ser conscientes de la misma), reconocer que el estrés que produce es mayor que los buenos resultados, tomar la resolución de abandonar el hábito, reemplazarlo por una conducta menos estresante y repetir las nuevas pautas hasta que sean neutras, relajantes y aceptadas.
En realidad, las conductas obsesivas aisladas de un individuo no siempre resultan problemáticas, resulta mucho más común enfatizar en exceso la importancia del tiempo.
Todo el
mundo se obsesiona con el tiempo en algún momento: ¿quién no se ha alterado
alguna vez esperando que el semáforo cambie de color?, ¿quién no se ha
inquietado al ver que la fila de al lado de mueve más deprisa?, ¿quién no se ha
sentido culpable por dejar pasar un fin de semana sin hacer nada provechoso? No
se preocupe si le ha sucedido alguna vez, pero esté alerta si las situaciones
mencionadas se repiten con frecuencia, ya que ello es indicativo de que se
preocupa demasiado por el tiempo.
Existen
también factores externos que causan ansiedad, especialmente en la sociedad
actual en la que las mejoras tecnológicas han producido a los individuos una
sobrecarga de información y, dado que no pueden controlar dichos factores
externos, éstos se convierten en una causa de estrés. Puesto que la gente
reacciona de forma diferente al estrés es conveniente que identifique su propia
reacción. Según los estudios, los menos vulnerables al estrés presentan las
siguientes características: tienen muchos amigos, comen a horas regulares,
duermen bien, beben alcohol de forma controlada, no fuman, hacen ejercicio
regularmente, toman poco café, son afectuosos, están contentos con el dinero
que tienen, gozan de buena salud, sus creencias espirituales les dan fuerzas,
pertenecen a un club o grupo social y no tienen exceso ni deficiencia de peso.
Según el
segundo mito, la administración del tiempo apaga la espontaneidad y la alegría.
Lo cual tiene su parte de verdad, pues es cierto que las ideas más productivas
nos llegan de forma espontánea. Sin embargo, la gente que controla su tiempo
con firmeza también sabe apreciar los momentos de felicidad que surgen
espontáneamente y al mismo tiempo reconocer una oportunidad inesperada cuando
se les presenta. Si en el pasado mes usted no ha tenido tiempo de realizar al
menos dos de las actividades que más le gustan, necesita aprender a administrar
su tiempo para poder realizarlas regularmente en el futuro. Lo mismo sucede con
el trabajo, hay que fijarse como objetivo realizar labores que nos gusten y nos
motiven. Esto adquiere especial relevancia si es usted director, ya que con
frecuencia dirige con su ejemplo y si está contento con su trabajo, contagiará
a sus subordinados el deseo de sentirse realizados con lo que hacen. En una
buena administración del tiempo se debe considerar la necesidad de encontrar
tiempo para trabajar en metas relacionadas con el trabajo, pues la
productividad no se expresa exclusivamente en función del trabajo y el tiempo:
la gente es más productiva cuando hace lo que le gusta.
El tercer
mito es culpar a la empresa de que no sabe organizar el trabajo, aunque
nosotros como individuos sí que sabemos organizarnos. Resulta sencillo hacer
comentarios cínicos sobre la empresa para la que trabajamos y refugiarnos en la
creencia de que no podemos controlar el entorno laboral. Sin embargo, cuanto
más control ejerce una persona sobre sus deberes y responsabilidades, más
satisfactorios resultan su vida y su trabajo. Lo más efectivo en tales casos es
buscar la manera de poder controlar el entorno, pero si no es factible existen
otras posibilidades. Por ejemplo, si usted sufre interrupciones constantes en
la oficina, pida permiso para trabajar en horarios más flexibles o pida a sus
colegas que no le interrumpan durante unas horas determinadas al día. Por supuesto,
algunas formas de desorden en el entorno estarán fuera de su control y en tal
caso no le quedará más remedio que adaptarse o buscar otro empleo. Pero
recuerde que es posible ser una isla de calma en un mar de tempestades, si
consigue controlar su propia área de responsabilidad al menos.
El cuarto y
último mito es el de la talla única. Muchos libros ofrecen recetas mágicas para
la administración del tiempo que podrían aplicarse a cualquier persona y a
cualquier situación. Sin embargo, el autor vuelve a insistir en que cada
individuo debe adaptar su estilo de administrar el tiempo a sus propias
necesidades fisiológicas y psicológicas. Por otra parte, existen también
condicionamientos culturales que la mayoría de estos libros obvia al dar por
supuesto que todos nos guiamos por los presupuestos occidentales. Sin embargo,
las empresas que tienen contacto con otros países o que cuentan con una mano de
obra multicultural deben ser conscientes de que la operativa de estos es
diferente. Así por ejemplo, en países como Estados Unidos, Canadá, Alemania,
Suiza y los países escandinavos el trabajo se realiza de forma lineal, es
decir, una persona realiza una sola labor cada vez, los horarios están bien
definidos y la gente es puntual. Una empresa bien estructurada fija sus metas
con claridad y la actividad comienza temprano por la mañana y asimismo termina
temprano, se valora la eficiencia y se ve mal que la gente pierda el tiempo
charlando con los compañeros. Sin embargo, en África, Oriente Medio, América
Latina, el sur de Italia y Grecia el estilo de trabajo se caracteriza por la
superposición, es decir, muchas personas realizan la misma tarea a la vez o una
persona realiza varias tareas a la vez, los horarios son flexibles, la gente es
impuntual y las metas son en ocasiones difusas. El ambiente laboral es más
importante que la eficiencia, por lo que no es extraño que la gente otorgue
gran valor a las relaciones personales que se establecen en el medio
profesional. Por su parte, los japoneses muestran una curiosa mezcla de ambas
ya que son puntuales, organizados y eficientes y, sin embargo, invierten mucho
tiempo y esfuerzo en fomentar las relaciones sociales en el medio laboral y,
aunque sus metas son claras, no suelen estar escritas ni tampoco se comunican
de palabra. Aunque estereotipar no está libre de riesgos, es cierto que existen
ciertas pautas de conducta que se repiten en muchos casos.
Poner los patitos en fila
Esta frase tan cursi hace referencia a la forma en que los patitos suelen nadar en fila india detrás de su mamá. En este apartado examinaremos cinco formas de ordenar las tareas según su prioridad con la finalidad de que usted encuentre un proceso de calificación que se ajuste a su estilo. El primero de ellos es el Sistema ABC, recomendado por casi todos los expertos en administración del tiempo y utilizado por más maniáticos del orden que cualquier otro. Se trata de asignar letras a las tareas según su importancia, así la A corresponde a tareas que se deben realizar inmediatamente, las tareas B son aquellas de deberían hacerse rápido aunque no corren tanta prisa como las tareas A, las tareas C se pueden posponer sin problema y las tareas D teóricamente ni siquiera necesitan realizarse. La ventaja de este sistema es que despoja a las tareas de carga emocional; por ejemplo, tal vez lo que menos deseamos hacer son las cuentas del mes, pero si se trata de una tarea A no nos queda más remedio que hacerlas primero. Aplique este sistema a su situación actual para tener una visión clara de cómo funciona: por ejemplo, haga una lista de diez cosas que tenga que hacer mañana y ordénelas en orden de importancia calificándolas con la letra correspondiente. El Sistema ABC tiene varias aplicaciones prácticas, ya que podemos calificar las tareas que apuntemos en la agenda, las de la lista de cosas para hacer e incluso crear un sistema de bandejas en el escritorio en el que clasifiquemos documentos como A, B ,C o D.
El siguiente
sistema es una variación del anterior ABC y consiste en utilizar tarjetas o
post-it en las que escribiremos las tareas que tenemos pendientes, las
colocaremos todas ellas sobre la mesa y luego las ordenaremos por orden de
importancia o de necesidad de acción. También podría utilizar un gran tablero
magnético en el que pueda mover las tareas fácilmente. Este sistema tiene la
ventaja de que puede ser utilizado por varias personas a la vez y, además, es
un sistema visual que facilita una perspectiva general con un solo vistazo. El
Sistema de Inventario es otra variación del ABC que parte de la idea de que la
mejor forma de aprender es revisar lo que se ha hecho durante el día y
aplicarlo al día siguiente, por lo cual es crucial evaluar la productividad de
cada día estableciendo cada mañana lo que se desea conseguir ese día. Aunque
este método no es en sí una medida que ahorre tiempo, genera cambios de
conducta que ahorran tiempo.
El Sistema
de Recompensa parte de la pregunta que toda persona debería formularse cuando
va a comenzar a ordenar las tareas según su prioridad: “¿cuál es la
recompensa?” Las tareas se ordenan según sea alta, media o baja la recompensa
que obtengamos de su realización. Este sistema presenta la dificultad de que
nuestras reacciones emocionales y el contexto de cada acción influyen en la
decisión. Una de las formas de medir el empleo del tiempo en este sistema es
averiguar cuánto dinero ganamos en una hora de trabajo y cada vez que estemos
perdiendo el tiempo o alguien nos esté haciendo perder el tiempo, pensemos
cuánto dinero estamos desperdiciando.
Por último,
según el Principio de Pareto, en cualquier orden de cosas el 80% del valor
deriva del 20% de las mismas. Por ejemplo, el 20% del correo que recibimos nos
aporta el 80% de la información útil, mientras que el otro 80% es inútil y el
80% de la ropa que nos ponemos habitualmente equivale al 20% de lo que tenemos
en el armario. A la hora de ordenar prioridades mucha gente utiliza este
principio para sopesar la importancia relativa de ciertas actividades, ya que
nos brinda una clave para cambiar nuestra conducta y al mismo tiempo crear valor.
Dejar para
mañana lo que se puede hacer hoy le roba el tiempo
Según los
psicólogos, la gente pospone las cosas debido a algún conflicto o miedo oculto.
Una persona puede tener la obligación de lograr ciertas metas, sin embargo una
multitud de emociones opuestas se cruzan en su camino. Expertos en
administración del tiempo han identificado las ocho razones que se aducen con
más frecuencia para posponer las cosas: cuatro de ellas son internas (miedo al
cambio, miedo al fracaso, dejarlo todo para el último momento y tendencia a
adquirir demasiados compromisos) y las otras cuatro son externas (tareas
desagradables, tareas demasiado complicadas, flujo de tareas difuso y metas
difusas). Teniendo en cuenta esta información, identifique cuáles son las
razones por las que usted deja para mañana las cosas que podría hacer hoy. Si
es por razones internas, la lucha que debe emprender es contra usted mismo. Si
por el contrario se trata de razones externas, tendrá que hacer todo lo posible
por moldear el entorno en el que vive y trabaja.
Un ejercicio
interesante es hacer una lista de los deberes laborales, las responsabilidades
personales y los objetivos a largo plazo que ha dejado desatendidos, las tareas
a corto plazo, llamadas telefónicas, unas vacaciones, etc.: se sorprenderá de
todas las cosas que ha dejado de hacer. Ojos que no ven corazón que no siente,
una forma subconsciente y bastante frecuente de posponer las cosas es negarse a
ver lo que no nos interesa. En casos así, debemos esforzarnos por sacar al consciente
todas esas cosas. Resulta curioso observar que en algún momento todos aplazamos
algo, de hecho algunas empresas -como las de paquetería express o las tiendas
que abren el día antes de Reyes basan su estrategia comercial en dicho
conocimiento. Sin embargo, si somos capaces de controlar esta tendencia tan
corriente, habremos dado un paso de gigante para utilizar eficientemente el
tiempo.
En las
siguientes líneas exponemos algunas de las estrategias más efectivas para
superar las barreras y, tal vez, le motiven a poner manos a la obra comenzando
a hacer las mismas cosas que ha estado posponiendo. En primer lugar, si la
tarea es desagradable le recomendamos que sea la primera que realice en el día,
que la noche antes la coloque en un lugar donde pueda verla, que se la pase a
alguien que pueda disfrutar haciéndola o que elabore una lista de ventajas y
desventajas. Si la tarea le sobrepasa, le proponemos que la divida para
conquistarla, que encuentre un lugar tranquilo para hacerla y que una vez la
haya comenzado no se detenga. Si el flujo de tareas resulta poco claro o no
está bien planeado le recomendamos que realice un diagrama de flujos como se
suele hacer en TQM (Total Quality Management). Por último, si las metas no
están claras, lo mejor es volver a enunciarlas de forma explícita de forma que
no nos conformaremos con decir “las ventas aumentarán de forma significativa”,
sino que diremos “nuestra meta es aumentar las ventas en un 12%”.
Si demoramos
las cosas porque estamos en un bache y tememos al cambio, existen tres
soluciones que podrían funcionar bastante bien: cambiar de entorno físico
(puesto que las costumbres habitan en los lugares habituales, si cambiamos de
habitación cambiaremos nuestro punto de vista), cambiar rutinas y patrones (por
ejemplo, tome una ruta diferente para llegar al trabajo) o simplemente no haga
nada (se aburrirá tanto que sentirá la necesidad imperiosa de cambiar). Si lo
que tememos es al fracaso, debemos ser valientes y recordar las palabras de
Roosevelt: “lo único a lo que hay que temer es al propio temor”. Si tendemos a
aceptar más compromisos de los que podemos cumplir porque somos incapaces de
decir no, porque deseamos caer bien o simplemente porque vivimos intensamente y
tenemos intereses muy amplios, debemos ser conscientes de que nadie puede hacer
todo lo que desea todo el tiempo y poner limitaciones. Por último, si es adicto
a dejarlo todo para el final sepa que es un hábito peligroso, porque trabajando
a última hora se cometen más errores, no queda tiempo para corregirlos y si
hubiese imprevistos faltará tiempo. Es difícil superar este vicio, pero debe
convencerse de que es dañino y debe planear su tiempo utilizando alguna de las
estrategias antes mencionadas: diagramas de flujo, dividir y conquistar, etc.
Cómo delegar
eficientemente
Algunas de
las tareas que está realizando en este momento no son parte de su trabajo, por
lo que le convendría delegar todas esas cuestiones que nunca deberían haberle
delegado. Delegar no se limita sólo a directivos, directores y otros empleados
con mando. Las tareas se pueden delegar hacia abajo, hacia arriba y también de
forma lateral, dependiendo de la posición que ocupe en el organigrama la
persona en la que vamos a delegar. Como regla general, delegaremos tareas que
no queremos pero que otros podrían desear asumir y tareas para las que otra
persona está más cualificada. Por otra parte, la delegación posee su propia
filosofía económica: siempre que sea posible, delegaremos en la persona que
tiene un salario más bajo y tiene capacidad para realizar la tarea. Es una
cuestión lógica el hecho de que cuando una persona está realizando una tarea
que otra persona que gana menos podría realizar, se está malgastando dinero, ya
que la primera debería dedicarse a cosas más importantes.
Otra forma
de delegar es el outsourcing o contratación externa de servicios para ciertas
tareas con la finalidad de maximizar el valor de la empresa. He aquí algunos
ejemplos: gestión de bases de datos, trabajo de oficina, investigación,
edición, llamadas telefónicas para dar información sencilla, hacer citas,
procesamiento de textos, ventas y marketing, programación informática.
A la mayoría
de las personas les resulta difícil delegar porque temen perder control de la
actividad o creen que son los únicos que pueden hacerlo bien. La manera de
superar estos obstáculos es desligarse emocionalmente y ser conscientes de que
la única forma de tener control es cedérselo a otra persona, ya que ello nos
permitirá controlar aspectos más importantes dejando en manos de otros detalles
que nos roban el tiempo. El defecto opuesto es el de delegar en exceso con el
fin de huir de las responsabilidades, lo cual resulta poco motivador. Recuerde
que delegar no significa abdicar.
Aprender a
decir no
Los
operarios de telemarketing saben que a la gente le resulta difícil decir no y
se aprovechan de aquellos que son educados. En algunos lugares, las llamadas
que los consumidores reciben para realizar ventas por teléfono son tan
frecuentes que existen empresas que se dedican exclusivamente a borrar a la
gente de las listas de las empresas de telemarketing. En el entorno laboral,
existen dos preguntas que debemos formularnos antes de decir que sí a algo que
no termina de convencernos. La primera es qué responsabilidades conllevará el
compromiso y la segunda es si consideraríamos que se trata de un buen uso de
nuestro tiempo si el compromiso comenzase mañana mismo.
En caso de
que la respuesta sea negativa, los psicólogos han identificado un procedimiento
en cuatro pasos para que decir “no” sea seguro, diplomático y efectivo: dé una
razón, sea diplomático, sugiera una recompensa y no posponga la decisión. Como
ejercicio, el autor nos propone que realicemos una lista de nuestras
responsabilidades actuales a las que probablemente deberíamos haber dicho no y que
reflexionemos sobre cómo actuaríamos en situaciones futuras.
La
sobrecarga de información es una de las cosas a las que tenemos que aprender a
decir no. Para evitarla el autor recomienda que, al leer un informe, leamos
primero el resumen del comienzo y ojeemos la información contenida en el
informe, que nos subscribamos a publicaciones que condensan la información, que
evitemos ver la televisión en tiempo real y nos decantemos por grabar los
programas para evitar los anuncios, que marquemos las páginas web que más
utilizamos para poder acceder a ellas con rapidez y que nos hagamos con un
contestador telefónico que limite los mensajes a 60 segundos.
Las
reuniones y comités son otro de los elementos que debemos manejar de forma más
efectiva. El directivo medio dedica media semana a reuniones y, de ese tiempo,
según varios estudios, seis horas son completamente innecesarias. Sin embargo,
en muchas empresas las reuniones se han convertido en un ritual obligatorio al
que resulta casi imposible negarse. Su cometido es asegurarse de que las
reuniones a las que asiste hagan el mejor uso del tiempo de todos los
asistentes. Para ello, haga llegar por escrito a todos los participantes el
orden del día con 24 horas de antelación, asigne a la reunión una hora de comienzo
y otra de finalización que sean claras, fije al menos una meta para su reunión,
cubra un número lógico de tópicos, invite solamente a las partes interesadas,
no convoque nunca una reunión porque sea la costumbre, no solicite nunca a un
equipo de trabajo que realice una labor que podría realizar una sola persona,
cree un entorno favorable a la productividad, establezca una cesta de ideas, al
terminar la reunión resuma los acuerdos, asignaciones y decisiones y, por
último, mediante un resumen por escrito de la reunión, haga una lista de los
pasos que deberán tomarse en adelante para alcanzar las metas trazadas. Por
otra parte, si usted no es la persona que preside la reunión, siempre puede
ofrecerse para realizar tareas que potencien la eficiencia de la reunión, como
son tomar actas o realizar el orden del día.
Dar vida al
tiempo muerto
En un
estudio realizado recientemente se han identificado seis causas por las que los
empleados pierden el tiempo de trabajo con más frecuencia: socializar, guardar
las cosas en el sitio que no es, olvidarse de las cosas, las oficinas
“ambulantes”, los malos hábitos de lectura y la gente que nos roba el tiempo.
El hecho de que socializar sea la primera causa es indicativo de que muchos
jefes consideran que las relaciones sociales constituyen una pérdida de
productividad y que, además, sus subordinados socializan más de lo que
deberían, mientras que estos por su parte probablemente se sienten culpables de
escabullirse de vez en cuando. Sin embargo, una jornada de trabajo sin contacto
con otras personas puede resultar triste. Un estudio Xerox Corporation llega a
la conclusión de que los empleados obtienen información más valiosa cuando
salen a tomar café con sus compañeros que estudiando el manual de operaciones
de la empresa. Socializar en cantidades razonables aumenta la satisfacción
laboral y la moral de los empleados y, consiguientemente, también su
productividad.
Existe una
máxima que reza: “un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio”. Se calcula
que la gente emplea tres horas a la semana intentando encontrar cosas que ha
perdido y la mayoría de las veces no es que estén perdidas, sino que están
fuera de su sitio. Independientemente del tipo con el que usted se identifique,
para navegar en su mesa de trabajo debe seguir un estilo que refleje su proceso
de pensamiento, que se ajuste a la naturaleza de su puesto y que le permita
encontrar las cosas ágilmente y sin causarle estrés. Si su estilo responde a
estos criterios, manténgalo; pero si no lo hace es hora de comenzar a buscar
una forma diferente de organizar su espacio. Hay algunos trucos simples y
evidentes que le funcionan a todo el mundo: reserve la superficie de su
escritorio solamente para proyectos en activo y el material de oficina que
utiliza con más frecuencia; en el cajón superior guarde material de oficina,
coloque el teléfono en el lado opuesto de la mano con la que escribe (si es
diestro a la izquierda) para no liarse con el cable al hablar y así poder tomar
notas; cree un archivo recordatorio en el cajón inferior e introduzca en él en
carpetas separadas (una por cada día del mes siguiente y once más para cada uno
de los meses restantes) los documentos según su fecha; fabrique en el cajón
inferior un sistema archivador para los documentos más importantes; verifique
que su escritorio está bien iluminado y su silla es cómoda. Independientemente
de la especie a la que pertenezca, divida el escritorio en tres secciones y
mantenga vacía la central para trabajar, ponga bandejas ABC en su escritorio,
saque de él todo lo que no necesite de forma inmediata y al cabo de la jornada
ordene y prepare el escritorio.
Olvidarse de
las cosas es otra de las causas por las que se pierde mucho tiempo en el
trabajo. El 50% de todas las cosas que escuchamos o leemos las olvidamos en el
espacio de un minuto. Si no puede acceder de nuevo a la información que
necesita escríbala en su agenda o en algún otro sitio al que pueda acceder con
facilidad. Se tarda menos en escribir una nota que en buscar un pensamiento
perdido.
Si la
oficina fuera el único lugar donde trabajamos, todo sería más simple. Sin
embargo, hoy en día los teléfonos son móviles, los ordenadores son portátiles y
casi podríamos decir sin miedo a equivocarnos que las oficinas son ambulantes.
Allá donde lleguen las tecnologías de la información, hay una “oficina”. Cada
vez resulta más común que la gente trabaje en los aviones, en el transporte
público que les lleva al trabajo y en las colas, ya sea porque están muy
ocupados, porque tienen que cumplir con un plazo de entrega o simplemente
porque están aburridos. Muchos directivos se llevan alguna tarea cuando van de
vacaciones y según los expertos, no es una mala costumbre si lo que hacen les
gusta y no molesta a los demás.
Los
directivos que tomaron parte en el estudio arriba mencionado calificaron la
lectura como una de las causas más importantes de pérdida de tiempo y, sin
embargo, leer es la única manera de adquirir información valiosa. Hasta que
algún otro medio tecnológico lo supere, la información escrita es la mejor
forma de distribuir información. Como hemos dicho anteriormente, el problema en
realidad es la sobrecarga de información y las únicas maneras de plantarle cara
son ojear, subrayar o leer resúmenes.
Otro
problema es la gente que se extiende en sus conversaciones por teléfono o en
persona, o ambos. A los que hablan demasiado por teléfono es aconsejable
llamarlos cuando se sabe que no tienen mucho tiempo, por ejemplo cuando van a
salir a almorzar, dejarles claro que no tenemos tiempo desde el principio,
simular que algo o alguien reclama nuestra atención y decirles “lo siento,
tengo que dejarte” e, incluso, localizar la llamada y luego responderles por
e-mail o dejando un mensaje en su buzón de voz. A los que se extienden en
exceso en persona contraatáqueles quedándose de pie cuando vienen a visitarle
al despacho, déjeles saber que no tiene tiempo, póngase en pie cuando esté
listo para terminar la conversación, incline el cuerpo hacia la otra persona
utilizando una efectiva táctica de lenguaje corporal o, como último recurso,
utilice el contraataque más seguro: póngase en pie, pida a la persona que le
acompañe a hacer fotocopias, continúen la conversación mientras usted trabaja y
cuando termine simplemente dígale que se alegra de haber charlado con él o con
ella, déjelo allí y vuelva a su escritorio.
Herramientas
para potenciar la administración del tiempo
Recientemente
ha hecho su aparición una amplia gama de herramientas que nos permiten
administrar mejor el tiempo. Algunas de ellas son un adelanto de lo que los
avances tecnológicos traerán consigo en el futuro, mientras que otras son
curiosos inventos no tecnológicos como los post-it. Antes de elegir cualquier
instrumento que nos ayude a administrar mejor el tiempo, ya sea electrónico o
en papel, debemos responder a cinco interrogantes: ¿Lo necesito? ¿Necesito
todas sus funciones? ¿Es fácil de usar? ¿Es seguro? ¿Quedará obsoleto con
rapidez?
El correo
electrónico es una de esas herramientas que ha resultado ser una maldición
disfrazada de bendición. Cualquier ser humano que al volver de las vacaciones
se haya encontrando varios centenares de correos electrónicos esperándole en el
buzón, comprenderá a la perfección a qué nos referimos. La bendición es que nos
permite comunicarnos de manera instantánea. Para equilibrar las ventajas y
desventajas del correo electrónico, le ofrecemos algunas ideas: para empezar,
no lo utilice para situaciones que requieren una cadena de envíos y respuestas
como concertar una cita, para lo que resulta más eficiente hacer una llamada;
sea breve consignando un solo tema por correo; en la línea en la que figura el
asunto sea claro y escriba una frase que atraiga la atención; si se trata de
algo urgente, llame por teléfono primero y luego envíe un e-mail o fax para
reconfirmar la conversación; NO GRITE: según la “netiqueta”, escribir en
mayúscula equivale a gritar, por tanto, evítelo; en lugar de reenviar el
mensaje a una gran cantidad de usuarios que no lo necesitan, envíe copias tan
sólo a las partes interesadas; envíe los mensajes largos como archivos
adjuntos; revise su correo con regularidad pero no constantemente, es decir, no
se obsesione ni se empeñe en leer cada correo cuando llega, pues es preferible
hacerlo una vez cada hora o dos veces al día según la cantidad de correo que
reciba; utilice programas de software que le libren del spam o publicidad no
solicitada; imprima solamente la información que resulte estrictamente
necesaria: por ejemplo, si se trata de una cita o un vuelo, simplemente cópielo
en su agenda; haga amistad con la tecla y el icono de suprimir, pues la mayoría
de los mensajes merece ir a la papelera y los que no, archívelos o reenvíelos;
responda a las preguntas insertando las respuestas en el cuerpo del mensaje
pero advierta primero que lo va a hacer así; revise la ortografía y la
gramática de los mensajes que envíe ya que los errores hacen que parezca poco
profesional; comuníquese con la gente excesivamente habladora al teléfono por
medio de correo electrónico; cree una respuesta automática para notificar a
quienes le escriban que está de vacaciones o en viaje de negocios; por último,
declare un día sin correo electrónico: los fines de semana suelen ser los más
adecuados.
Los PDA
(Personal Digital Assistants), también conocidos en castellano como palm por
alusión a una de las marcas de PDA más conocidas (Palm Pilot), son ordenadores
de mano y representan, según se dice, el futuro de los actuales ordenadores
personales tanto de sobremesa como portátiles. Para algunas personas, los PDA
ya se han convertido en herramienta indispensable y las razones para usarlos
que la gente aduce con más frecuencia son su tamaño compacto, su función de
fijar citas y activar alarmas para avisar de las mismas, su memoria para bases
de datos y agenda de direcciones, programas de procesamiento de texto tipo
Word, de hojas de cálculo tipo Excel e incluso de presentaciones tipo
PowerPoint, compatibilidad con Internet, música en MP3 y algunas otras
funciones dependiendo del modelo (y por tanto del precio). Los PDA también
tienen sus desventajas y pueden llegar a consumir más tiempo que una agenda
tradicional en papel. También es cierto que están evolucionando tan rápidamente
que en algunos países como Japón ya hay revistas especializadas en PDA, que se
pueden consultar para comparar precios y propiedades, así como para aprender
funciones curiosas. Por otra parte, existen otras herramientas sencillas en
papel que siguen y seguirán siendo esenciales para comunicarse y administrar el
tiempo. Por ejemplo, a pesar de estar a la última en materia de avances tecnológicos,
en las Fuerzas Armadas de Estados Unidos, para las comunicaciones internas se
siguen utilizando tarjetas en lugar de e-mail porque su pequeño tamaño requiere
concisión, porque son fáciles de llevar, porque mueven a la acción y porque al
estar escritas a mano potencian una comunicación abierta y compromiso.
Otro punto
importante para una administración efectiva del tiempo es el de archivar, pues
un sistema de archivar bien organizado le permitirá guardar documentos y
encontrarlos rápidamente cuando los necesite ya se trate de un sistema
electrónico, de archivos colgantes, un archivo de acordeón o cualquier otro
sistema de los muchos existentes. El detalle más importante es que los archivos
se subdividan alfabéticamente, numéricamente, cronológicamente o por tema. Por
último, la herramienta fundamental es su entorno: su escritorio, su silla, sus
archivadores, las estanterías, los muros. Un entorno eficiente le hará más
productivo y, sin embargo, pocos entornos se muestran tan inflexibles y
difíciles de modificar como el entorno laboral.
Alguien se
ha encargado ya de elegir los colores, el escritorio y el equipamiento, por lo
que como mucho puede poner alguna foto de sus seres queridos, traerse una
lámpara o colgar un cuadro. Sin embargo, cuanto más intenta cuidar su imagen
corporativa una empresa, más estricta se vuelve con la personalización del
escritorio.
Fuente: Plan Emprendedor.
