7 reglas de etiqueta para e-mails de trabajo

La instantaneidad de las comunicaciones no debe dejar de lado las buenas costumbres; aquí algunas normas a tener en cuenta.

Así como en la vida cotidiana, en los negocios es necesario mantener ciertos modales para evitarnos problemas. Y en especial, en lo que respecta a las comunicaciones electrónicas. Si bien las redes sociales y los dispositivos móviles pueden funcionar como excusa para el uso de palabras abreviadas o generan tolerancia hacia ciertos pequeños errores de ortografía, al momento de mandar un e-mail de trabajo es esperable que nos tomemos cinco minutos y cumplamos con algunas normas básicas.

Estas son las recomendaciones de Bárbara Pachter en su libro “The Essentials Of Business Etiquette”: 

 

1.- Mensaje claro y conciso en el Asunto

Todos sufrimos la superabundancia de e-mails, y el asunto es uno de los primeros ítems que miramos al momento de borrar mensajes. En esa línea de texto deberías anunciar el objeto de ese correo; aclarar de qué tenor es el mensaje y su importancia: “Cambio de lugar de reunión”, “Sugerencia sobre tu propuesta”, etc.

 

2.- Usa una dirección de correo profesional

Todos tenemos en nuestro armario alguna dirección de correo electrónico que sacamos cuando éramos jóvenes o para uso personal. Ahora bien, si estás buscando que te tomen en serio, lo más probable es que debas cambiarla. Lo ideal es que contenga tu nombre, para que el receptor te reconozca rápidamente. Si se te dificulta conseguir tu dirección ideal en los servicios de correo más populares, puedes optar por un servidor pago que te brinde tu propia extensión.

 

3.- Ten cuidado al momento de usar la opción Responder a todos

Un mensaje mal enviado o que llega a la casilla equivocada puede generar un problema. Antes de responder los e-mails de trabajo -ojo, también aplica para los personales- piensa bien a quiénes de los copiados en el mensaje le interesa tu respuesta y a quién puedes llegar a incomodar. También ten en cuenta que problemas te puede traer quitar a alguien de la respuesta, dejándolo afuera de los sucesivos e-mails.

 

4.- No abuses de los signos de exclamación

Los medios electrónicos nos han acostumbrado a usar de forma indiscriminada ciertos signos textuales con el único fin de llamar la atención del interlocutor: signos de exclamación, negrita, puntos suspensivos o mayúsculas. De nuevo, tanto en el ámbito laboral como en el personal, siempre es mejor hacer economía de estos recursos y sólo utilizarlos -de forma adecuada, respetando las reglas ortográficas- cuando la situación realmente lo amerita; no todo el mundo se emociona por lo mismo.

 

5.- Cuidado con el humor

No todos comparten el mismo sentido del humor. Por eso, en lo que se refiere a los e-mails del tipo laboral, siempre es conveniente dejarlo de lado. “Algo que en una conversación puede sonar gracioso, en un intercambio escrito puede tomarse de forma diferente”, asegura Pachter.

 

6.- La gente de diferentes culturas habla y escribe de forma diferente

Comunicarse con gente de otros contextos culturales es todo un desafío, más cuando se está usando un idioma que no es el propio. Para evitar inconvenientes y llegar a comunicarse de forma certera, es conveniente indagar un poco en las costumbre del receptor y personalizar el e-mail en este sentido.

 

Pachter toma el caso de los japoneses, los árabes o los chinos, que consideran importante antes conocer más de la persona con la cual interactúan; por lo cual sería importante ahondar en algunas características propias antes de llegar al objetivo del mail. En caso contrario, la autora comenta las culturas germánicas, escandinavas o norteamericanas, que prefieren mensajes más escuetos y directos.

 

7.- Responde todos tus e-mails

Por más difícil que sea, es una buena costumbre responder todos los mensajes que le llegan a uno, incluso si son e-mails que nos llegan por error. La persona que nos envió el mensaje estará esperando una respuesta, en especial si el verdadero receptor del mensaje debía ser un compañero tuyo de trabajo.

 

Fuente: Banca y Negocios.